documentation

سیستم بایگانی اسناد

معرفی محصول

امروزه با نهادینه شدن فرهنگ اسناد دیجیتالی، سازمان ها و نهاد های دولتی و غیر دولتی را بر آن داشته تا اسناد و مدارک خود را آرشیو نمایند.

حجیم بودن اسناد چاپی، صرف زمان زیاد پرسنل برای جستجو در اسناد، هزینه بالای فضای فیزیکی اسناد، از جمله مشکلاتی است که نیاز به یک سیستم مدیریت اسناد (Enterprise Document Management System) را ضروری می نماید.

یکی از اساسی ترین چالشهای بایگانی در سازمانها حفظ اسناد در هنگام استفاده از آنها در سازمان است. همچنین با بالا رفتن میزان مراجعه به اسناد در بایگانی، مدیریت این مراجعه بسیار مشکل خواهد شد

برخی از سازمان ها برای اشتراک فایل ها از سرویس ftp استفاده می نمایند که مشکلاتی از جمله عدم وجود نسخه قبلی فایل ها، نبود چرخه کاری برای هر فایل و … را اشاره نمود.

در روشهای سنتی و دستی بایگانی اسناد؛ امکان دستکاری، از بین رفتن، صدمه دیدن و حتی مخدوش شدن وجود دارد درحالیکه با الکترونیکی شدن اسناد و گردش این اسناد به صورت الکترونیک احتمال این امر بسیار کم است.

هدف اصلی این سیستم نگهداری و دسترسی پذیری اسناد می باشد.

مهمترین امکانات سیستم مدیریت اسناد توکا که بر پایه دانش متن باز ( بر پایه آلفرسکو ) می باشد شامل:

  • قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی ، اداری ، مالی و پرسنلی
  • قابل استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک
  • پشتیبانی از نمایش بیش از ۲۰۰ فرمت فایل
  • امکان ثبت اسناد با فرمت های مختلف
  • امکان درج اطلاعات جانبی هر سند
  • سازگار با اسکنرهای اتوماتیک برای ذخیره در بانک اطلاعاتی
  • دسته بندی اسناد در چندین سطوح
  • جستجوی ساده و پیشرفته متناسب با اطلاعات جانبی هر سند
  • کارایی و امنیت بالا
  • کاهش هزینه نگهداری اسناد
  • امکان ورود اطلاعات سریع
  • و …

ویژگی های محصول

عمومی

  • کاملا تحت وب طراحی شده است و با تمامی مرورگرهای مدرن سازگاری دارد
  • امکان دریافت خروجی (Export) و ورودی (Import) اطلاعات
  • امکان طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات برای زبان فارسی و انگلیسی توسط کاربر
  • نمایش داشبورد کار برای کاربران
  • امکان یکپارچگی با دیگر سیستم های سازمانی مثل SharePoint و پورتال سازمانی توکا (بر پایه پورتال لایفری)
  • امکان تبدیل فایل ها به فرمتهای دیگر مثل PDF،text و …
  • دارای SDK برای توسعه محصول

ثبت و نمایش اطلاعات

  • امکان ارسال فایل از روی دسکتاپ با کشیدن و رها کردن فایل (Drag and Drop)
  • امکان ثبت و نمایش اسناد با فرمت های مختلف
  • امکان تعریف اطلاعات جانبی برای هر نوع سند
  • ایجاد الگوی اسناد مختلف مثل نامه، کتاب، قرارداد، مستندات فنی و غیره
  • امکان حذف اتوماتیک کثیفی های نقطه ای بر روی اسناد
  • امکان حذف اتوماتیک نقاط حاصل از سوراخ های پانچ بر روی تصاویر اسناد
  • سازگار با اسکنرهای اتوماتیک برای ذخیره در بانک اطلاعاتی
  • امکان نظردهی بر روی فایل ها
  • امکان جداسازی فایل هایی که بیشتر مورد استفده قرار میگیرد
  • دسته بندی اسناد در چندین سطوح
  • امکان اتصال مستندات مرتبط با یکدیگر

امنیت، مدیریت کاربران و سطوح دسترسی

  • امکان تعریف کاربر جدید ، ویرایش اطلاعات ، حذف و جستجوی یک کاربر
  • امکان تعریف گروه های کاربری
  • امکان تعریف سطوح دسترسی برای کاربران و گروه های کاربری
  • امکان نگهداری و مقایسه نسخه های فایل
  • امکان مانیتورینگ و مدیریت و ذخیره رفتار کاربر(Auditing)
  • امکان گزارش گیری از فایل های آرشیو شده بر اساس نوع، و رفتار کاربر

جستجو و گزارش گیری

  • جستجوی ساده و پیشرفته متناسب با اطلاعات جانبی هر سند
  • جستجو در تمامی شاخه ها
  • جستجو بر اساس کلمات کلیدی
  • جستجوی در متون برای اسناد متنی
  • در نظر گرفتن تفاوت های حروف فارسی و عربی در جستجو
  • جستجوی ترکیبی

مدیریت مکاتبات و گردش کار اسناد

  • امکان راه اندازی چرخه کار بر روی هر سند
  • گردش پرونده، قرارداد، فایل و انواع اسناد در سیستم
  • ارجاع همزمان اسناد به یک یا چند کاربر یا گروه کاربری
  • دریافت پیامک و پست الکترونیکی برای کارهای ارجاعی

مدیریت نسخه پشتیبان (Backup)

  • امکان ایجاد نسخه پشتیبان بصورت افزایشی (Incremental) و کامل (Full Backup)
  • امکان ایجاد نسخه پشتیبان از شاخه های دلخواه
  • امکان ایجاد نسخه پشتیبان در بازه های زمانی مشخص

مدیریت نرم افزار در ابعاد وسیع

  • سازگاری با سیستم عامل های Windows، Linux و Mac OS
  • سازگاری با بانک های اطلاعاتی Oracle ، MySQL، PostgreSQL
  • قابلیت کلاسترینگ و توزیع (Load balancing)

دریافت بروشور